Начните с карточки платежа: укажите сумму к оплате, договорный срок и ответственного, затем настройте задачи до срока оплаты и после его нарушения. Так CRM поможет контролировать дебиторскую задолженность: менеджер увидит, кому напомнить о расчёте, а руководитель — где нужна его помощь. Для малого бизнеса Беларуси такой порядок можно выстроить вокруг сделок или заказов. Ниже разберём, какие поля добавить, как учитывать частичную оплату и что проверить при обмене данными с бухгалтерской системой.
Какие данные о задолженности хранить в CRM?
Возьмите действующий договор и перенесите в CRM условия расчётов. Сначала разберитесь, от какого события зависит срок платежа: от передачи товара, приёмки работы или получения счёта. Если событие ещё не произошло, менеджеру нужна задача проверить его наступление. Произвольная дата в карточке приведёт к преждевременному напоминанию клиенту.
Для контроля расчётов предусмотрите следующие группы полей:
- Основание платежа: номер договора, счёт и связь со сделкой или заказом.
- Суммы: сколько клиент должен заплатить, сколько уже поступило и какой остаток нужно получить.
- Срок: дата оплаты и событие, от которого её считают по договору.
- Ответственность: менеджер и сотрудник, который подтверждает поступление денег.
- Следующее действие: статус платежа, дата контакта и результат последнего разговора.
В сервисном центре эти сведения можно хранить в карточке заказа. Для рассрочки нужны сумма, срок платежа, остаток и номер договора; такой подход описан в материале об управлении долгами сервисного центра (источник: remonline.by). Если платежей несколько, предусмотрите отдельную запись для каждого: со своей датой, суммой и отметкой об оплате.
Статус продажи и статус расчётов лучше разделить. Работа уже завершена, но деньги ещё не поступили — это разные события. Сохраните результат сделки и отдельно отслеживайте состояния «Ожидает оплаты», «Частично оплачено», «Просрочено», «Оплачено». Тогда завершённая работа не исчезнет из списка ожидаемых поступлений.
Как настроить напоминания и задачи менеджерам?
Опишите правила в формате «условие — действие». Например, срок приближается и остаток больше нуля — CRM ставит задачу проверить, получил ли клиент счёт. Срок прошёл и оплата не подтверждена — появляется задача связаться с клиентом. Интервалы выбирайте по своему порядку работы, чтобы менеджер успевал выполнить задачу до следующего уведомления.
- Создайте задачу до срока оплаты: проверить документы и напомнить клиенту о предстоящем платеже.
- Настройте проверку после срока: при неоплаченном остатке поставить задачу выяснить причину задержки.
- Добавьте передачу вопроса руководителю, если менеджер не выполнил задачу или клиент нарушил обещанную дату.
- Укажите условие остановки: после подтверждения полной оплаты CRM больше не создаёт напоминания по этому платежу.
В задаче сразу показывайте клиента, остаток и ссылку на счёт внутри CRM. Менеджеру также нужна история контактов: кому он писал, какой ответ получил и когда обещали оплатить. Подход с задачей до срока и уведомлением руководителю после просрочки описан для Битрикс24, но конкретные возможности зависят от настроек системы (источник: B2BPRO.KZ).
На старте поручите CRM создавать внутренние задачи. Отправку сообщений клиенту подключайте после проверки данных и условий запуска. Иначе система напомнит о долге человеку, который уже заплатил, пока бухгалтер ещё не подтвердил поступление.
Используйте отдельную дату обещанного платежа. Она нужна для следующего контакта, но сама по себе не меняет договорный срок. Если просто заменить исходную дату новой, просрочка исчезнет из отчёта. Похожую логику задач и ответственных можно использовать для контроля зависших сделок в CRM, только условием здесь будет неоплаченный остаток.
Как учитывать частичную оплату и данные из 1С?
Определите, откуда CRM получает подтверждение оплаты. При ручном учёте назначьте сотрудника, который сверяет поступления и обновляет карточки. При интеграции с 1С заранее опишите, какие сведения передаются и как система связывает платёж со счётом или заказом. Одного совпадения названия клиента для этого недостаточно, если у него несколько открытых счетов.
После частичной оплаты CRM должна пересчитать остаток по конкретному обязательству. Напоминание о полной сумме уже будет ошибкой. Возможность пересчёта остатка и напоминаний при обмене данными между 1С и Битрикс24 описана в материале об управлении дебиторской задолженностью (источник: INTERVOLGA).
Для рассрочки проверяйте каждый платёж по графику. Общий остаток показывает, сколько ещё нужно получить, но не объясняет, какая часть уже просрочена. Поэтому в рабочем списке менеджера должны быть видны ближайший срок и неоплаченная сумма по нему.
Перед запуском проверьте обмен на тестовых карточках: полная оплата закрывает долг, частичная уменьшает остаток, повторная передача тех же данных не создаёт второй платёж. Отдельно проверьте ситуацию, когда деньги поступили, но их ещё не связали со счётом. В таком случае задачу на сверку должен получить ответственный сотрудник.
Если обмен прервался, CRM не должна показывать старые данные как актуальные. Предусмотрите дату последнего успешного обновления и уведомление об ошибке. Менеджер сможет сначала уточнить поступление у бухгалтера и только потом обращаться к клиенту.
Как руководителю видеть просрочку и причины задержек?
Соберите отдельный список неоплаченных обязательств. В нём нужны клиент, остаток, срок, ответственный и ближайшее действие. Добавьте фильтры по просрочке, обещанной дате и причине задержки. Тогда руководитель сможет открыть конкретные платежи, по которым никто не запланировал контакт.
Не смешивайте все задержки в одной категории. Клиент не получил документы, оспаривает результат или просит перенести оплату — менеджеру нужны разные действия. Для каждой причины укажите, кто решает вопрос и к какой дате: отправляет счёт, уточняет замечания или согласовывает дальнейший порядок расчётов.
Вопросы договора и подтверждающих документов стоит разобрать до настройки автоматизации. Как снизить риск просрочки ещё до начала работы, рассмотрено в статье на v-dele.by. CRM сохранит срок и поставит задачу, но спорную формулировку об оплате придётся уточнить с заказчиком.
Проверяйте также дисциплину работы с задачами. Отметка «Завершено» без результата разговора ничего не говорит о платеже. Сделайте обязательным короткий итог: оплата подтверждена, клиент назвал дату или требуется помощь другого сотрудника. Для общей организации такой работы пригодятся принципы контроля лидов и дисциплины менеджеров в CRM.
Типичные ошибки при настройке контроля задолженности
- Хранить только общую сумму долга. Без отдельных сроков по платежам CRM не определит, о чём напоминать сегодня.
- Считать обещание клиента подтверждением оплаты. Закрывайте долг после проверки поступления денег.
- Заменять договорный срок датой из переписки. Сохраняйте обе даты и основание для изменения условий.
- Создавать повторные задачи без проверки открытых. Добавьте условие, которое исключает дубли по одному платежу.
- Запускать уведомления без проверки обмена. Сначала убедитесь, что CRM получает актуальный остаток и прекращает напоминания после оплаты.
При выборе или доработке CRM оформите эти правила в короткое задание: где хранятся платежи, кто подтверждает поступления, что запускает задачу и когда она больше не нужна. Такое описание задаёт предметную работу по проектированию CRM, настройке автоматизации и интеграции с учётной системой. Результат проверяют по конкретным сценариям: задача появилась вовремя, частичная оплата уменьшила остаток, полный расчёт остановил напоминания.
Сейчас откройте одну неоплаченную сделку и за две минуты проверьте, есть ли в ней срок платежа и ответственный за напоминание.
